Egy SQL lekérdezést csoportosíthatunk akár több mező szerint is (GROUP BY). Ezt általában akkor használjuk, amikor a mezők adatait összegezzük, vagy más hasonló műveletet végzünk velük. Ha csoportosítunk, akkor a csoportosításban az összes egyszerű mezőnek szerepelnie kell.
Nézzünk egy egyszerű példát: adott egy tábla, amelyben egy cég dolgozóinak fizetései vannak tárolva havi bontásban. Ez legalább három mezőt feltételez: a dolgozó egyedi azonosítója (A), a dátum (B), és végül a kifizetett összeg (C). Ha egy listát szeretnénk arról, hogy egy-egy dolgozó eddig összesen mennyi fizetést kapott, akkor egy olyan lekérdezést kell készítenünk, amelyben a C mező értékét összegezzük az A mező szerint csoportosítva. Ekkor a Selection lapon megadjuk az A mezőt, valamint egy kalkulált mezőt a SUM(C) függvénnyel. Ekkor az A mező automatikusan csoportosító mező lesz, tehát a Grouping lapon átkerül a Grouped On listába. Ennek eredménye az lesz, hogy a lekérdezés minden rekordja egy-egy dolgozóhoz fog tartozni, és a dolgozó azonosítója mellett megjelenik a neki eddig kifizetett összeg.
A Grouping Criteria lapon a csoportosítás feltételeit adhatjuk meg. A Criteria lapon megadható feltételekkel itt nem mezőket adunk meg, hanem kifejezéseket. Itt is háromféle feltétel megadási mód közül választhatunk:
- SQL Expression: a feltételt SQL kifejezéssel adjuk meg;
- Simple Having Summary Expression: egy kifejezést hasonlítunk össze egy mezővel, vagy egy konstans értékkel;
- Two Summary Expression: két kifejezés eredményét hasonlítjuk össze.
A Sorting lapon megadhatjuk azokat a mezőket, amelyek tartalma szerint rendezni kívánjuk a lekérdezés eredményét. A jobboldali listába kell áttenni a rendezésben résztvevő mezőket az Add gombbal. Az elsődleges rendezési szempont a listában legfelül lévő mező, majd az alatta lévő, és így tovább. A mezők sorrendjét a lista fölött látható fekete nyilakkal lehet módosítani. Az „A..Z” és „Z..A” kapcsolókkal állíthatjuk, hogy a rendezés növekvő (Ascending), vagy csökkenő (Descending) legyen-e.
Ha többtáblás lekérdezést készítünk, akkor két lehetőségünk van a táblák összekapcsolására. Az egyik, hogy a Criteria lapon a kapcsolódó mezők egyenlőségét adjuk meg feltételnek. A másik módszer a Joins lap használata, amit tulajdonképpen csak a kapcsolat részleteinek beállítására érdemes használni. A kapcsolatot ugyanis megadhatjuk egyszerűen úgy is, hogy a táblák kapcsolódó mezőit egyszerűen egymásra húzzuk. Ekkor egy egyszerű INNER JOIN kapcsolat jön létre, ami meg is jelenik a Joins lapon.
Mivel kettőnél több táblát is használhatunk egy lekérdezésben, így több tábla kapcsolatainak szerkesztésére is szükség van. A lista fölötti legördülő listából kiválaszthatjuk, hogy melyik táblák kapcsolatait szeretnénk szerkeszteni. A szerkesztendő kapcsolatot a Table Pane ablakban is kiválaszthatjuk, egyszerűen a kapcsolatot reprezentáló vonalra kattintva.
Jobb- és baloldalon találunk két kapcsolót (Include Unmached Records). Ha a kapcsoló be van kapcsolva, akkor a hozzá tartozó tábla összes rekordja szerepelni fog a lekérdezés eredményében, attól függetlenül, hogy a kapcsolódó táblában van-e a kapcsolatban megadott feltételnek megfelelő rekord.