A Windows 2000 Index szolgáltatása képes a merevlemez és a webkiszolgáló fájljait indexelni, ezáltal gyorsítva és hatékonyabbá téve a kereséseket. Végigpásztázza a fájlok tartalmát, kivonja belőle a nyelvi beállításoknak megfelelő kulcsszavakat. Ezekből képes egy adatbázist létrehozni és ebben már lényegesen gyorsabbá válik a keresés. Az adatbázis folyamatos karbantartása automatikusan történik. Mindezt nem kapjuk ingyen, mert sok erőforrást igényel. Minél nagyobb az adatmennyiség annál "erősebb" hardver kell hozzá. Tudni kell, hogy az indexelés nem vonatkozik minden fájlra csak a szöveget tartalmazókra (pl.: doc, .xls, .ppt, .html, .htm, .asp, .txt, .eml).
Hasonlóan működik az Exchange 2000 Server-be épített indexelő szolgáltatás is. Alapesetben a "First Storage Group"-on belüli "Mailbox Store" és "Public Folder Store" tárolók tartalmának kezelésére képes. Ezáltal a szerver gyorsabban szolgálja ki azokat az ügyfélkéréseket, amelyeknél keresésre van szükség. Rendszertelepítés után kikapcsolt állapotban találjuk, nekünk kell gondoskodnunk az elindításáról. Nyissuk meg a System Manager konzolt és keressük meg a következő helyet: Servers > (szervernév) > First Storage Group > Mailbox Store. Az alábbiakban ezen a tárolón mutatjuk be a szolgáltatás használatát, de a leírtak érvényesek a "Public Folder Store"-ra is.
Index katalógus létrehozása és használatba vétele
Kattintsunk az egér jobboldali gombjával a "Mailbox Store" tárolóra és a menüben válasszuk a "Create Full-Text Index" pontot. Megjelenik egy ablak, ahol meg kell adni a katalógus leendő helyét a merevlemezen (pl.: D:\ Program Files\ Exchsrvr\ ExchangeServer_KENTAUR\ Projects). Az adott helyen belül keletkezik egy további mappa "priv" vagy "pub" előtaggal és az ezen belüli fájlok és mappák alkotják fizikailag a katalógust. Rövid várakozás után létre is jönnek, majd állapotinformációkat a "Full-Text Indexing" bejegyzésre kattintva a konzol jobb oldalán kapunk. A megjelenítések frissítéséhez nyomjuk le az F5 billentyűt.
Támogatás a kliensek részéről
Ha már működik a kiszolgálón a Full Text Index, akkor a MAPI és IMAP4 ügyfélprogramok (pl.: Outlook) használatba is vehetik. Ha nem működik, akkor a kliensek csak a hagyományos karakter alapú módszerrel tudnak keresni az Exchange adatbázisban. Ez egyrészt lassúbb, másrészt nem teszi lehetővé a speciálisan formázott dokumentumokban (pl. Word dokumentum) a tényleges tartalom maradéktalan elérését.
Full Text Indexing kikapcsolása és a szolgáltatás leállítása
Tárolónként lehet létrehozni a katalógusokat és tárolónként lehet megszüntetni is őket. Kattintsuk például a "Mailbox Store"-ra a jobboldali egérgombbal és a menüben lépjünk a "Delete Full-Text Index" sorra. Ekkor nem csak a szolgáltatás áll le az adott helyen, hanem a katalógus is törlődik, még fizikailag a merevlemezről is.
Az adatbázis frissítése
Két módja van az index adatbázis frissítésének: az egyik a meglévő és az új adatok közti különbséget (incremental), a másik a teljes (full) adatbázis újraépítését végzi el. Használati javaslat a módszerek alkalmazására:
Ha az adatbázis mérete több mint 6 GB, akkor ütemezzük a frissítést hétvégére. Ha kevesebb, mint 6 GB, akkor pedig az éjszakai órákra, amikor kicsi a hálózat terhelése. Mindkét esetben állítsuk az erőforrás használatot maximumra. Miért nem célszerű napközben frissíteni? Azért mert nagyon terheli a processzort és sok memóriát "fogyaszt". Ilyenkor csökken a kiszolgáló és ezáltal az egész hálózat sebessége, ami az egyéb feladatok ellátását illeti. Csak nagyon kis adatbázisméretnél javasolt óránkénti ütemezést alkalmazni. Teljes újraépítést csak ritkán kell indítani, legtöbb alkalommal megfelel az erőforrás takarékosabb, különbség előállító (incremental) frissítés.
Hogy lehet mindezt a gyakorlatban megvalósítani? Az alábbiak szerint:
Incremental frissítés elindítása azonnal:
Kattintsunk az indexelt tárolóra a jobboldali egérgombbal és lépjünk a "Start Incremental Population" menüpontra. Kapunk egy figyelmeztető üzenetet, amelyben az áll, hogy a frissítés rögvest elindul és ez egy erőforrás- és időigényes feladat lesz. Választhatunk, hogy folytatjuk ("Igen" ("Yes")) vagy nem. Ha igen, akkor a gép neki kezd a végrehajtásnak.
Full frissítés elindítása azonnal:
Kattintsunk az indexelt tárolóra a jobboldali egérgombbal és lépjünk a "Start Full Population" menüpontra. Ismét viszontláthatjuk az előző figyelmeztetést.
Ütemezett frissítés:
Kattintsunk az indexelt tárolóra a jobboldali egérgombbal és válasszuk a "Tulajdonságok" ("Properties") menüt. Lépjünk a megjelenő ablak "Full-Text Indexing" oldalára. A két legördülőmenü közül a felső az incremental, az alsó a full eljárást jelenti. Végrehajtási időpontot választhatunk előre gyártott elemek közül a menü legördítésével. Ez a legtöbb esetben elégséges, de ha mégsem felel meg, akkor a "Customize" gombbal tetszés szerint állíthatjuk az időpontokat.
Szerepel még egy beállítás az oldalon. A "This index is currently available for searching by clients" jelölőnégyzet aktivizálásával tesszük elérhetővé az adott tároló indexszolgáltatását a kliensek számára.
Erőforrás használati beállítások
Kattintsunk a kiszolgáló nevére (közvetlenül a "Servers" tároló alatt) a jobboldali egérgombbal és lépjünk a "Tulajdonságok" ("Properties") menüre, majd a "Full-Text Indexing" oldalra. Egyetlen beállítás szerepel itt, amely a rendszererőforrások használatát szabályozza. Alapértelmezésben magas (High) értéken áll. Választhatunk még a "Minimum", "Low" és "Maximum" beállítások közül. Javasol a "Maximum" használata.