Az Exchange címlisták egyik legnagyobb előnye, hogy a kiszolgálón tárolódnak, automatikusan frissülnek és így azonnal eljuthat az összes klienshez minden módosítás. A tartalom ömlesztve tárolódik az Exchange-ben és nekünk kell szűrőfeltételeket kialakítva lekérdezéseket készíteni, melynek eredménye alkot egy listát. Gyakorlatilag korlátlan számút létrehozhatunk és használhatunk, szinte tetszőleges feltételek szerint.
"Gyári" címlisták és feladatuk
Az Exchange feltelepítése után kapunk néhány előre elkészített címlistát. Nyissuk meg a System Manager konzolt és a faszerkezet kibontásával keressük meg a Recipients > All Address Lists tárolót. Kattintsunk az "All Users" objektumra a jobboldali egérgombbal, majd a megjelenő ablakban a "Preview" gombra. Rövid várakozás után látható lesz az összes Exchange postafiókkal rendelkező felhasználó neve, aliasa és e-mail címe. A következő előre elkészített címlisták léteznek:
Az összes Exchange postafiókkal ellátott "Kapcsolattartó" ("Contact") típusú felhasználói fiókok listája.
Az összes Exchange postafiókkal ellátott felhasználói csoport listája.
Az összes Exchange postafiókkal ellátott felhasználó listája.
Az összes publikus mappa listája.
Az "All Address Lists" tároló alatt található egy "All Global Address Lists" tároló is. Benne egyetlen címlistával, melynek neve: "Default Global Address List". Azért kapta a globális címlista elnevezést, mert magában foglalja az összes Exchange postafiókkal rendelkező objektumot, legyen az felhasználó, kapcsolattartó, csoport vagy bármi más.
Új címlista létrehozása
Kattintsunk az "All Address Lists" tárolóra a jobboldali egérgombbal és válasszuk az Új > Address List (New > Address List) menüt. Egy keresési feltételrendszeren keresztül - mintegy szűrőt létrehozva - kell meghatározni, hogy mi jelenjen meg a listában.
Elsőként nevet kell adnunk az új címlistának az "Address List name" mezőben. Példa kedvéért legyen "Programozók" és készítsünk egy listát a cég programozó beosztású felhasználóiról.
Kattintsunk a "Filter Rules" nyomógombra. A "Keresés" ("Search") legördülő menüben kiválaszthatjuk a főbb tároló típusokat, ahol a keresés fog zajlani. Válasszuk az "Exchange Recipients" bejegyzést. Döntésünknek megfelelően módosul az ablak alsó felének tartalma. A "General" oldalon jelölőnégyzetek segítségével lehet meghatározni, hogy milyen típusú objektumokat keresünk. Kikapcsolhatjuk a "Groups", "Contacts" és "Public folders" elemeket, mert a cég programozói mind rendelkeznek normál felhasználói fiókkal és egyik sem "Kapcsolattartó" ("Contacts"). A "Storage" oldalon postafiókok tárolóhelyeiben végzett keresést lehet pontosítani. Hagyjuk az alapértelmezett "Mailboxes on any server" rádiógombot bekapcsolva és az összes elérhető kiszolgáló vizsgálat alá kerül. A lényegi rész a következő "Speciális" oldalon van. Válasszuk ki a Mező > Felhasználó > Beosztás (Field > User > Department) bejegyzést, majd a "Feltétel" ("Condition") legördülő menüben a "Teljesen egyezik" ("Is (exactly)") bejegyzést. "Érték"-nek ("Value") írjuk be: Programozó. Ezután kattintsunk a "Hozzáadás" ("Add") gombra. Próbáljuk ki, hogy valóban összeáll-e a címlista a "Keresés most" ("Find Now") gombbal. Végül, ha mindent rendben látunk, kattintsunk az "OK", majd a "Befejezés" ("Finish") gombokra.
Megjelenik az "All Address Lists" tárolón belül egy új címlista "Programozók" néven. Ha rákattintunk a jobboldali egérgombbal és megnyitjuk a tulajdonság lapját ugyanazokkal a lehetőségekkel találkozunk, mint a többinél:
A "General" oldal "Filter rules" listamezőjében jelenik meg az előbb összeállított keresési feltétel, amely meghatározza, hogy a címlista milyen objektumokat (felhasználókat) tárol. Ha később szükséges módosítani, kattintsunk a "Modify" gombra és visszakapjuk kitöltve ugyanazt az ablakot, amivel a létrehozásnál találkoztunk. A "Remove" gomb eltávolítja az összes korábbi beállítást és "lenullázza" a feltételt. A "Details" oldalon a létrehozás és utolsó módosítás dátuma mellett írhatunk egy megjegyzést a címlistához, ami esetleg megkönnyíti a tartalom beazonosítását. Ennek igazából csak akkor van jelentősége, ha sok és elsőre nem áttekinthető listával dolgozunk. Végül a "Security" oldalon a hozzáférési jogosultságokat lehet módosítani.
Offline címlisták
Eddigi címlistáink felhasználásához szükség volt állandó kapcsolatra az Exchange szerverrel, mert minden lista megjelenítése valós időben történik. Nem így van ez az offline címlistáknál, mert azok kapcsolat nélküli üzemmódban is elérhetők. Kifejezetten úton lévő mobil felhasználók számára készült, akik nem tudnak állandó kapcsolatot tartani a kiszolgálóval. Hasznát vehetik még azok is, akik telefonvonalon keresztül, modemmel létesítenek kapcsolatot és költségtakarékossági okokból nem tartanak állandó kapcsolatot. Természetes időnként szükség van a kliens és a kiszolgáló közötti tartalom szinkronizálásra, amit a Microsoft Outlook támogat.
A Recipients > Offline Address Lists tárolóban lévő "Default Offline Address List" szolgáltatja a kapcsolat nélküli módhoz az információkat. Tulajdonképpen nem önállóan, hanem egy meglévő nem offline címlista felhasználásával teszi. Név szerint a "Default Global Address List"-el működik együtt. Ennek megfelelően a létrehozási folyamata is más, mert nem kell szűrőket megadnunk, hanem csatlakoznunk kell egy meglévő online címlistához.
A Microsoft Outlook Eszközök > Szinkronizálás > Címjegyzék letöltése menüjével lehet elvégezni a kliens és a kiszolgáló szinkronizálását, de csak Exchange környezetbe konfigurált Outlook esetében. Továbbá az Outlook minden elindítása és leállítsa alkalmával történik szinkronizálási kísérlet.
Címlisták felhasználása
Indítsuk el az Outlook-ot és kattintsunk az Eszközök > Címjegyzék menüre. Ha nem áll rendelkezésre, akkor nincs Exchange elérés beállítva.
A "Nevek megjelenítése" legördülő menü lenyitása után ismerős szavakkal találkozunk: itt láthatók az Exchange-ben beállított címlisták. Rákattintás után azonnal kapcsolat teremtődik a kiszolgálóval és megjelenik a szűrési feltételeknek megfelelő eredmény. Azonnal látható a listából, hogy milyen típusú objektummal van dolgunk: a kapcsolattartók neve előtt egy földgömb ikon, a csoportok előtt két embert ábrázoló ikon látszik, míg a "sima" felhasználók előtt nincs semmi. Válasszuk ki az egyik bejegyzést, kattintsunk az "Új üzenet" ikonra és máris kezdhetjük a levélírást a címzett részére.