Az alábbiak végrehajtása rendszergazdai jogosultságokat igényel.
Feltelepítése után az Exchange 2000 Server nyugodtan mondhatjuk, hogy átírja az operációs rendszert. Nem csak az Active Directory sémát, IIS-t és egyéb szolgáltatásokat változtatja meg, hanem befészkeli magát a Windows biztonsági másolat készítő programjába is. A rendszerbe történő ilyen fokú beépülés hátrányos lehet abból a szempontból, hogy a gyakori műveletek nem központilag, egy helyen végezhetők el. Előnyős viszont abból a szempontból, hogy minden a számára legmegfelelőbb helyen található. Például egy új felhasználó létrehozásakor rögtön postafiókot is készíthetünk számára és törlésekor ezt megszüntethetjük. Térjünk vissza a biztonsági másolat készítésre.
Biztonsági másolat készítése
Az Exchange tárolja és kezeli a felhasználók postafiókjait a bennük lévő beérkezett, elküldött, küldendő, stb. üzenetekkel együtt, de itt találhatók a naptár és napló elemek, feljegyzések, névjegyalbumok és feladatok is. A privát információkon kívül léteznek publikus mappák, melyek alapesetben az Internetes hírcsoportokat (Internet Newsgroups) foglalják magukba. A könnyebb elérhetőség végett az Exchange elkülönít egy M: betűjellel ellátott virtuális meghajtót és ezen tartományonként tárolja az adatokat. Ha megnézzük a Windows Intézőben (Windows Explorer), akkor az \MBX mappában felhasználói név szerinti felosztásban, további almappákban valósul meg a privát adatok fizikai tárolása, míg a nyilvánosaké a \PUBLIC FOLDERS alatt található. Logikusnak hangzik, hogy az M: meghajtó adatainak mentésével és visszaállításával komplett biztonsági másolat készítést és helyreállítást érünk el. De a valóságban nem így van, ugyanis az NTFS fájlrendszer jogosultságai olymódon kerülnek kiosztásra, hogy csak a saját adatainkat tároló és nyilvános mappákba tudunk belépni (saját postafiók és nyilvános mappák). Másét megtekinteni sem lehet, nem hogy megváltoztatni és ez még a rendszergazdákra is érvényes.
Speciális kiváltságot élvez az operációs rendszer biztonsági másolat készítő programja, ugyanis másolat készítés és visszaállítás céljából rendszergazdai jogosultsággal futtatva a Windows engedélyezi a hozzáférést az egyébként elzárt információkhoz. A program megtalálható a Kellékek > Rendszereszközök > Biztonsági másolat (Accessories > System Tools > Backup) útvonalon vagy a Start > Futtatás (Start > Run) menübe az "ntbackup" parancsot beírva. Futtatása után kétféle üzemmódban használható: hagyományosban és "varázslóban". Mivel a kettő között nincs lényegi különbség az alábbiakban az előzőt fogjuk feltételezni. Alapértelmezésben úgy tenné lehetővé az Exchange adatainak mentését, hogy a "Biztonsági másolat" ("Backup") oldalon aktivizáljuk az "M: Exchange" előtti jelölőnégyzetet. Mi azonban nem ezt az utat választjuk, mert, mint fent írtuk az Exchange ebbe a segédprogramba is betelepül és megváltoztat bizonyos paramétereket.
Kicsit lejjebb találunk egy "Microsoft Exchange Server" jelölőnégyzetet. Az előtte lévő plusz (+) jelre kattintva bontsuk ki a faszerkezetet és nézzük meg mit takar. Elsőként a helyi Exchange kiszolgáló nevével futunk össze, alatta pedig a "Microsoft Information Store" bejegyzés a tároló csoportokat (csoportot) foglalja magába.
Megjegyzés: alapértelmezésben egyetlen tároló csoport létezik "First Storage Group" néven.
Ezen belül két nagy csoportban a privát adatokat tároló postafiókok (Mailbox Store) és a nyilvános mappák (Public Folder Store) szerepelnek. További finomítás nem lehetséges, tehát felhasználónként nem készíthetünk mentést a postafiókokról. Itt ugyan nem látszik (a helyreállításnál igen), de az Exchange kiszolgáló naplóállományai is mentésre kerülnek. Legelőszőr a "Microsoft Information Store"-nál lehet kipipálni a jelölőnégyzetet, ezzel az összes hatókörbe eső tároló csoport minden privát és nyilvános mappája automatikusan kijelölésre kerül.
Az oldal alján található "Tallózás" ("Browse") gombbal adjuk meg a mentés helyét és fájlnevét, majd kattintsunk az "Indítás" ("Start Backup") gombra. Megjelenik egy ablak, ahol még néhány paramétert megváltoztathatunk. A mentés tényleges megkezdéséhez kattintsunk a "Biztonsági mentés indítása" ("Start Backup") gombra.
Adatok helyreállítása
Az elmentett adatok helyreállításához indítsuk el a biztonsági másolat készítő alkalmazást (lásd: fent) és lépjünk a "Visszaállítás" ("Restore") oldalra.
Az ablak bal felén található listában vannak felsorolva az eddigi mentések. Jelöljük ki a legmegfelelőbbet, ami valószínűleg időben az utolsó lesz, de az is előfordulhat, hogy egy korábbi tárolja a számunkra megfelelő állapotot - ennek eldöntése ránk vár. A plusz (+) jelekkel bontsuk ki a faszerkezetet és a jelölőnégyzetek aktivizálásával határozzuk meg a visszaállítandó részeket. Itt láthatjuk a fent említett "Naplófájlok" lehetőséget is. Ezt követően kattintsuk a "Visszaállítás indítása" ("Start Restore") gombra.
Egy újabb ablakban két paramétert kell megadnunk: az egyik a kiszolgáló neve, amelyre a visszaállítás történni fog. Itt lehetséges megadni az eredetitől eltérő nevet is (alapértelmezésben az eredeti név kerül a mezőbe). Alá be kell írnunk egy elérési útvonalat, ahová a visszaállítás során keletkező ideiglenes állományok kerülnek (pl: c:\temp). Ez később törölhető.
Kattintsunk az "OK" gombra, utoljára még meg kell erősítenünk, hogy melyik fájlból történjen a kijelölt adatok visszaállítása és egy ismételt "OK"-val megkezdődik a művelet.
Az Exchange kiszolgálót eközben leállítani vagy újraindítani nem szükséges, de biztonsági okokból megtehetjük, hogy újraindítjuk a számítógépet.