Alapvető feltételek
A lehetőség használatának legalapvetőbb feltétele, hogy az Outlook, Exchange elérésre legyen konfigurálva (lásd a kapcsolódó cikkeket). Ennek hiányában ugyan elhelyezhetők a szavazógombok egy levélen, de "sima POP3-as" elérésnél nem fognak megjelenni.
Mik azok a szavazógombok?
Segítségükkel (is) lehet válaszolni egy beérkezett üzenetre. A levél küldője határozza meg, hogy milyen gombok jelenjenek meg a címzettnél, például "Igen", "Nem". Az így visszakapott levelek tárgyának elejére az Outlook beszúrja, hogy a címzett melyik gombra kattintott.
Szavazógombok használata levélküldésnél
Indítsuk el az Outlook-ot és hozzunk létre egy új levelet (Fájl > Új > Levélüzenet). A megjelenő ablak eszköztárán keressük meg a "Beállítások" gombot és kattintsunk rá.
Megjelenik egy újabb ablak, ahol a "Szavazási és nyomkövetési beállítások" szekcióban található egy "Szavazógombok" jelölőnégyzet. Kapcsoljuk be és nézzük meg a mellette lévő legördülő menüt. Itt láthatók előre elkészített sablonokban a gombnevek. A neveket pontosvessző választja el egymástól. Választhatjuk a meglévő elnevezéseket is és beírhatunk újakat is. Utóbbi esetben figyeljük a pontosvesszőkre. Az ablakból a "Bezárás" gombbal léphetünk ki.
Írjuk meg a levelet és küldjük el, ezen a ponton nincs semmi változás.
Szavazógombok használata levélfogadásnál
Ha kapunk egy szavazógombokat tartalmazó levelet a következő feliratot fogjuk látni: "Az üzenet megnyitása után a fenti szavazógombok segítségével válaszoljon".
Dupla kattintással nyissuk meg. Ismét egy jól látható felirat kerül a szemünk elé: "A fenti gombok segítségével válaszoljon", felette ott vannak a feladó által megadott gombok. Nyomjuk le a levél tartalmának megfelelő válaszgombot. Felbukkan egy dialógusablak, melyben dönthetünk, hogy azonnal elküldjük a levelet (alapértelmezés) vagy előtte még szerkesztjük a tartalmát.
Az így visszaküldött levél tárgyában szerepelni fog a lenyomott gomb szövege, egy kettőspont és a régi tárgy.
Ha később a betekintőben visszanézzük a levelet láthatjuk, hogy mit válaszoltunk. A kattintsunk a következő szövegre: "A feladó válasza: x. Kattintson ide a válaszok összefoglalásának megtekintéséhez". Táblázatszerűen megjelennek az eddig válaszok, melyekkel nyomonkövethető a teljes párbeszéd.